Pianificazione delle risorse umane

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L’oggetto di questa sezione è la pianificazione del personale, ovvero il processo che si occupa di rendere coerente le unità e la qualità delle risorse umane con la visione e missione aziendale. La pianificazione necessita di essere svolta in funzione degli obiettivi e delle direttive aziendali, nello specifico contesto della pianificazione aziendale. La performance della pianificazione del personale dipende ampiamente dalla capacità del pianificatore di analizzare la situazione attuale dell’azienda e proiettarla nel futuro.

La Pianificazione delle risorse umane, quale elemento specifico della pianificazione aziendale, è parte integrante dei budget dell’azienda, ragione per cui è da sottoporre a verifica per assicurare il rispetto dei risultati attesi con la stessa periodicità delle verifiche previste per gli altri budget aziendali. Questo processo ti consentirà di avvalerti di una forza lavoro qualitativamente e quantitativamente preparata per raggiungere i più importanti risultati di business nei limiti di spesa prefissati.

Per pianificare correttamente le risorse umane necessarie al perseguimento degli obiettivi aziendali, la pianificazione dovrà essere orientata a definire:

  1. l’organico necessario, in numero e qualità dei lavoratori. Tale elemento considera i trasferimenti nelle differenti sedi operative e le riorganizzazioni. Definisce altresì le necessarie assunzioni o altre azioni. La definizione del fabbisogno di personale risultante costituisce il principale output di tale attività;
  2. il costo del lavoro che l’azienda sarà tenuta a sopportare e la sua incidenza sul totale dei costi. Va tenuto a mente che in alcune tipologie di aziende, ad esempio quelle di servizi, il costo del personale è una componente significativa dei costi totali, alla quale va quindi riservata la dovuta attenzione;
  3. il tempo di lavoro. Tale dato sarà strettamente correlato con il carico di lavoro definito in fase preventiva, al fine di far combaciare le necessità di produzione con la potenzialità effettiva.

Per calcolare la dimensione dell’organico ottimale, ovvero quantitativamente e qualitativamente in linea con l’organico necessario, e dotare l’azienda della struttura organizzativa idonea bisognerà tenere conto di:

  1. quantità di prodotti o servizi da produrre o da erogare nel periodo considerato (obiettivo di produzione);
  2. quantità e qualità della forza lavoro eventualmente presente (dotazione organica);
  3. livello di tecnologia presente nel sistema produttivo e sua possibile evoluzione (obiettivo di efficienza);
  4. tempo di lavoro disponibile considerati i vincoli di legge e contrattuali e le varie forme di flessibilità ammesse dalla legge e dalla contrattazione collettiva (obiettivo di tempo);
  5. livello di saturazione della forza lavoro (grado di utilizzo della forza lavoro disponibile);
  6. livello qualitativo dei beni e servizi erogati (soddisfazione del cliente);
  7. modello organizzativo e distribuzione di compiti o mansioni in modo più o meno strutturato;
  8. scelte di politica produttiva con focalizzazione sulla capacità interna o esterna all’azienda (insourcing o outsourcing).

È importante che la struttura organizzativa sia flessibile in modo da consentire una maggiore velocità e capacità di adattamento ai mutamenti delle condizioni esterne.

Definiti gli obiettivi attraverso il processo di pianificazione, l’organizzazione si occuperà di selezionare e strutturare i mezzi utilizzati per il conseguimento di tali obiettivi. La forma organizzativa sarà tanto più corretta, quanto più sarà capace di agevolare il raggiungimento degli obiettivi, adattandosi al contesto in cui l’azienda opera.

Gli elementi che influenzano la struttura aziendale sono:

  1. la burocrazia;
  2. la maturità del settore in cui opera l’azienda;
  3. la grandezza e la complessità dell’azienda;
  4. l’ambiente esterno e interno che possono incidere sulla flessibilità, sull’accentramento del potere e sulla gerarchia;
  5. la distribuzione del potere.

Una volta che avrai stilato i piani produttivi e determinato le quantità da produrre, potrai raffrontarli con i livelli standard di produzione e individuare il fabbisogno come numero e qualità delle unità lavorative da impiegare, ottenendo così l’andamento che la dotazione dell’organico potrà avere nel corso del periodo di piano. Nel processo di definizione del fabbisogno potrai seguire, un percorso che va dall’alto in basso (top-down) o dal basso verso l’alto (bottom-up).

Nel percorso top-down, sarai tu ad analizzare e successivamente decidere autonomamente, come organo decisionale aziendale, di quante unità di lavoro per singolo reparto o fase di lavorazione dotare l’azienda.

Nel percorso bottom-up, coinvolgerai preventivamente i responsabili dei reparti o dei processi per esaminare le attività che dovranno essere sviluppate e, a valle di tale valutazione, l’organico sarà dato dalla somma di tutte le esigenze emerse.

Risulta molto importante, dotare la tua azienda di un sistema informativo capace di raccogliere, elaborare e rendere disponibili le informazioni riguardanti il personale in modo strutturato e tempestivo. Questa è una scelta di gestione del personale da valutare sin da subito, per stare al passo con l’evoluzione aziendale .

Individuata la forza lavoro necessaria e organizzata dal punto di vista della struttura in cui opererà, sei chiamato ad attribuire le mansioni ai singoli lavoratori che contribuiranno alla realizzazione dei prodotti o servizi della tua azienda. Ogni collaboratore sarà inserito in un contesto organizzato che prevede mansioni, qualifiche e categorie, dove:

  • le mansioni sono i compiti da svolgere per soddisfare l’obbligo contrattuale, che rappresenta l’oggetto della prestazione di lavoro del collaboratore;
  • la qualifica, questa rappresenta lo status professionale del lavoratore, ovvero l’insieme delle conoscenze, delle abilità e delle competenze di una specifica figura professionale. In un certo senso la qualifica è anche l’insieme delle mansioni affidate;
  • le categorie suddividono i prestatori di lavoro subordinato. La categoria legale è il primo bivio da affrontare per una corretta classificazione del personale. Si chiamano “legali” perché è il codice civile ad individuarle (art. 2095), sono quattro:
  1. operai;
  2. impiegati;
  3. quadri;
  4. dirigenti.

Per maggiori informazioni si consultino i seguenti siti internet:

Ispettorato Nazionale del lavoro

Ministero del lavoro e delle politiche sociali

Aggiornato il 16/06/2020