La rendicontazione è il processo che ha come obiettivo l’ottenimento delle quote di cofinanziamento da parte dell’Ente Finanziatore. Tutte le spese inserite nel budget devono essere rendicontate, anche quelle che eventualmente rappresentano l’apporto di fondi propri da parte del partner.
Che cosa significa Rendicontare?
- Raccogliere documenti, informazioni sulle spese sostenute;
- analizzare i documenti di spesa e i documenti da cui ha avuto origine la spesa;
- confrontare i dati di spesa con le previsioni, budget;
- archiviare i documenti di spesa;
- creare dei report in formato elettronico;
- inserire i dati e documenti in un sistema informativo.
La rendicontazione finanziaria è una fase fondamentale nella vita di un progetto europeo in quanto è necessario dimostrare di aver utilizzato correttamente le risorse finanziarie come indicato nel budget di previsione approvato.
Solitamente in un progetto comunitario ci sono più partner, uno di essi ha il ruolo di capofila, quest’ultimo è responsabile della rendicontazione finanziaria dell’intero progetto e chiede ai partner la documentazione relativa alle spese da loro sostenute.
Il budget non è un documento rigido e immodificabile, entro determinati limiti può variare. Il capofila, e i partner attraverso di lui, possono procedere a cambiamenti di budget, nei limiti di percentuali di ciascuna voce di spesa, questo anche senza emendare il contratto.
Le rimodulazioni di budget
Accade spesso che durante la realizzazione del progetto possa accadere di dover variare il budget, spostare del denaro da una rubrica di spese ad un’altra, da un’attività ad un’altra.
Per quanto riguarda l’aggiornamento del budget, il programma stabilisce le regole e i limiti per le variazioni di budget, talvolta è sufficiente una comunicazione, talvolta è necessario aspettare l’approvazione, in questo secondo caso per poter spendere è necessario attendere l’approvazione del nuovo budget.
Il processo di rendicontazione deve essere considerato come un processo continuo che accompagna tutte le fasi del progetto fin dall’inizio della sua realizzazione.
È fondamentale che il processo di rendicontazione accompagni la realizzazione del progetto per tutto il periodo «processo di condivisione», il settore dell’azienda che si occupa della rendicontazione del progetto deve collaborare strettamente con gli altri “attori” del progetto, che realizzano effettivamente le attività.
In caso contrario si corrono 2 rischi:
- Non spendere nei tempi;
- spendere per costi non ammissibili.
L’attività di rendicontazione si esplicita nella produzione poi di REPORT INTERMEDI E FINALI per i quali, di norma, la Commissione europea fornisce i modelli da utilizzare. In assenza di modelli, all’interno della documentazione del programma l’ideale è elaborare relazioni chiare e sintetiche, comprensive di tutti gli elementi essenziali ai fini di una chiara valutazione dello stato di avanzamento del progetto, per le quali si può prendere spunto dai modelli utilizzati in programmi simili.
Questi report possono essere di tipo tecnico (descrizione delle attività in progress) e finanziario (descrizione della spesa sostenuta). La valutazione dei report intermedi è essenziale per ottenere il pagamento delle tranche successive, per SAL del finanziamento.
I principi cardine per la rendicontazione riguardano l’eleggibilità e l’ammissibilità.
L’ammissibilità si declina poi in diversi altri principi Inerenza, Coerenza, Necessità, Effettività, Fair value, Contributo unico, Comprovata, Contabilizzata, Legittima, Entro limiti prefissati.
Eleggibilità delle spese: l’intervallo di tempo entro cui devono essere sostenute le spese per poter vantare il diritto al rimborso (ossia il periodo compreso tra la data di avvio e la data di conclusione del progetto). Talvolta sono eleggibili le spese «preparatorie» sostenute fino a 12 mesi prima dell’inizio del progetto, talvolta dall’uscita del bando.
Ai fini dell’ammissibilità le spese devono essere:
• Inerenti: le spese sostenute devono essere strettamente connesse al progetto approvato;
• coerenti: le spese sostenute devono essere coerenti con quanto previsto nel budget approvato o in una sua rimodulazione;
• necessarie: le spese sostenute devono essere necessarie al raggiungimento degli obiettivi previsti nel progetto approvato;
• effettive-attuali: vi deve essere un «pagamento effettivo». La regola dell'attualità impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi: i.e. costi determinati da "ricevute interne" al beneficiario; valutazioni soggettive o costi opportunità;
• fair value: l’entità delle spese devono essere tali da avere un importo ragionevole;
• contributo unico: le spese non devono essere finanziate da altri programmi/ fondi europei;
• comprovabili: le spese devono essere comprovate da documenti contabili - fiscali (i.e. fatture), e documentazione attestante l’avvenuto pagamento (es. bonifico);
• contabilizzabili: vi devono essere adeguate registrazioni contabili. I costi devono corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili;
• legittime, devono essere conformi alle prescrizioni comunitarie, nazionali, regionali, a quelle di natura fiscale, contabile e, a quelle dei relativi bandi o avvisi;
• contenute nei limiti, i costi devono rispettare limiti stabiliti (per natura e/o importo) dalla normativa e dal programma.